Necessidade legal do serviço
De acordo com o Código Tributário Nacional, o emitente e o destinatário deverão manter a Nota Fiscal eletrônica e ou a Nota Fiscal de Serviço eletrônica em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo decadencial, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado a Administração Tributária quando solicitado. Também é de responsabilidade do destinatário verificar a validade e autenticidade do documento fiscal e a existência da autorização e uso da nota fiscal eletrônica e ou a nota fiscal de serviços eletrônica.
O documento eletrônico com validade jurídica para ser armazenado pelo prazo decadencial é denominado XML.
Esse arquivo oriundo da nota fiscal eletrônica deve estar acessível ao Fisco numa eventual auditoria, caso a empresa não disponha desses arquivos ou apresente-os de forma corrompida eletronicamente, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de acordo com o juízo do auditor.
As empresas a rigor estão sujeitas as auditorias de diferentes órgãos, como a receita Federal do Brasil, Secretaria de Fazenda do Estado e a Prefeitura Municipal onde a empresa está estabelecida.
Cabe ressaltar que, numa eventual auditoria a empresa não consiga apresentar os arquivos eletrônicos XML, além da aplicação da multa, o auditor poderá julgar que há Crime Contra a Ordem Tributária e as consequências advindas podem ainda ser piores, culminando à pena de dois a cinco anos de reclusão.
Portanto, nesse universo digital, é essencial para a organização empresarial manter os documentos fiscais eletrônicos preservados em total segurança, organizados e disponíveis para todas as partes interessadas, conferindo agilidade, reduzindo custos e convertendo informações num importante ativo organizacional.
Par enfrentar esse desafio exige-se não apenas a melhor solução, mas toda uma maneira de pensar sobre infraestrutura no armazenamento de documentos fiscais eletrônicos.
É pensando nisso que a CENTRAL DA NFe vem oferecer soluções inteligentes em tecnologia, e anseia que seus clientes se tornem cada vez mais competitivos, com tranquilidade para pensar apenas no que é seu negócio e energia para se dedicar ao que realmente interessa.
